Vacature Office Manager

Blink jij uit in management onder-steuning met een lach? Ben jij de olie op de raderen die onze interne processen nog soepeler laat verlopen? En ben jij van nature een ‘spin-in-het-web’ in onze organisatie die overal van af weet? Heb je ervaring in of affiniteit met het werken in een ICT-organisatie en/of een organisatie die conform gecertificeerde normen werkt (ISO27001 / ISO9001)? Herken jij jezelf in deze vragen en wil je graag aan de slag als Office Manager binnen Level Up? Lees dan nu verder!

Over ons

Wij richten ons met name op de marktsegmenten Openbare Orde & Veiligheid en Onderwijs. Naast het verlenen van interim-diensten en het uitvoeren van projecten richt Level Up zich binnen deze beide marktsegmenten ook op de ontwikkeling van specifieke producten die ondersteunend zijn aan het primaire proces van de betrokken opdrachtgevers. Beheer, onderhoud en ook de hosting van deze oplossingen worden door ons verzorgd.

In de branche Openbare Orde & Veiligheid gaat het dan bijvoorbeeld over ondersteuning van het proces van afhandeling van incidenten (denk aan een brand e.d.) en ritplanning van ambulances. In de branche onderwijs zijn wij de IT partner van organisaties die aan scholen producten leveren voor de ondersteuning van het primaire leerproces van de leerling. In deze branches met een maatschappelijke toegevoegde waarde voelen wij ons als een vis in het water.

We zijn gecertificeerd voor onze informatie beveiliging (ISO27001 en NEN7510) en werken ook voor onze interne bedrijfsprocessen volgens een Continuous Improvement aanpak waar ook voor jou een rol in is weggelegd. Naast resultaatgerichtheid zijn de menselijke maat en en een goede dosis humor aspecten die wij belangrijk vinden.

Over jouw verantwoordelijkheden

In zijn algemeenheid ben jij verantwoordelijk voor de ondersteuning van de managers binnen Level Up en heb je ook een aantal eigen verantwoordelijkheden waar je, na een gedegen inwerkperiode, op aanspreekbaar bent voor wat betreft de uitvoering.

De typering van de functie is administratief en ondersteunend. Afhankelijk de behaalde resultaten en aantoonbare competenties behoort uitbreiding naar meer eigen verantwoordelijkheden tot de mogelijkheden. Zaken die in ieder gavel tot jouw takenpakket behoren zijn:

Vergaderingen organiseren: je draagt zorg voor de voorbereiding (planning & agenda) en de notulen van de management vergaderingen (Operationeel Overleg en Bedrijfsvoeringsoverleg). Daarnaast organiseer je de complexere vergaderingen met meerdere deelnemers.

Ondersteuning in het HR-proces: De Office Manager ondersteunt de directieleden die HR-verantwoordelijkheden hebben in de uitvoering van het gehele HR-proces zoals:

a.      afspraken maken met en ontvangen van sollicitanten;

b.      het maken van arbeidsovereenkomsten;

c.       administratieve begeleiding van het gehele indiensttredingsproces;

d.      het plannen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;

e.      de registratie van HR-informatie in onze systemen;

f.       het doorvoeren van wijzigingen in de beschrijvingen van onze HR-processen.

Projectondersteuning: wij gebruiken de applicatie LIFT ten behoeve van de digitale registratie van basisgegevens en projectadministratie. Jij draagt zorg voor de juiste vastlegging van projecten in LIFT en de koppeling van de juiste medewerkers aan het project. Ten behoeve van de projectmanagers maak jij bijvoorbeeld overzichten van bestede uren op de betreffende projecten.

Facilitair: Je draagt zorg voor het beheer van de voorraad kantoorartikelen en etenswaren t.b.v. lunch/borrel op kantoor.

Doorontwikkeling processen: Je denkt mee over verbeteringen in de interne processen van Level Up en draagt bij de uitwerking en implementatie hiervan. 

Wat vragen wij van jou?

De voorwaarden die wij stellen aan kandidaten zijn:

  • Je hebt een HBO werk- en denkniveau

  • Werkervaring in vergelijkbare functie (bij een ICT bedrijf is een pré)

  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

  • Uitgebreide ervaring met Microsoft Office en Microsoft Teams

  • Ervaring in een bedrijf met een ISO- of NEN certificering is een pré.

  • Je vindt kwaliteit en professionaliteit belangrijk maar hebt ook oog voor het sociale aspect.

  • Je hebt een proactieve en ondernemende houding.

Wat bieden wij jou?

Een brede en interessante functie voor 24 tot 32 uur per week en een contract voor 12 maanden, met de intentie voor veel langer. In ons kantoor heerst een gezellige en professionele sfeer. De rol is inhoudelijk zeer interessant, vormt een spil in onze interne processen en biedt groeiperspectief.  

Ons kantoor bevindt zich aan de Loire 178 in Den Haag en is uitstekend te bereiken met het openbaar vervoer en de auto. Soms kan er worden thuisgewerkt maar we vinden aanwezigheid op kantoor van belang om met elkaar snel te kunnen schakelen en om een hechte teamspirit te behouden.   

Reageren op deze vacature?

Zie jij jezelf als onze Office Manager en wil je ook graag jouw bijdrage leveren aan opdrachten voor klanten die het maatschappelijk belang dienen? Dan ontvangen wij graag jouw sollicitatiebrief en CV.

Mocht je nog vragen hebben omtrent de vacature, mail die dan naar edwin.vink@level-up.nl. 

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt NIET op prijs gesteld.